مدیریت ارتباطات سازمانی و نقش کاربردی آن
پیش‌تر درباره ارتباطات سازمانی و تعریف آن به عنوان مجموعه روابطی که بین افراد یک سازمان (در جهت اهداف مشترک) شکل می‌گیرد توضیحاتی داده‌ایم؛ حال در این مقاله، درباره نقش کاربردی مدیریت ارتباطات سازمانی و اهمیت آن مطالبی را ارائه می‌دهیم.
ارتباطات سازمانی چیست؟
این اصطلاح، به کلیه روابطی اطلاق می‌شود که بین تمام اعضای سازمان، بابت مراودات کاری روزانه، انتقال داده‌ها و… وجود دارد؛ و حتی شامل فعالیت‌ها و روابط کاری که اعضای سازمان در راستای انجام وظایف خود با اعضای خارج از سازمان دارند نیز می‌شود.
به این ترتیب مشاهده می‌کنید که بازه تعریف ارتباطات سازمانی بسیار گسترده است؛ و قاعدتا مثل سایر مقوله‌های مورد بررسی در دوره‌های کوچینگ، در سطوح مختلف قابل مطالعه است. برای مثال، چنانکه رفتار سازمانی در سطح فردی و نیز در سطح گروهی، به صورت مجزا قابل پژوهش است؛ ارتباطات سازمانی نیز در سطوح متفاوت مورد بحث و مطالعه قرار می‌گیرد و حتی انواع آن به صورت موشکافانه، تحلیل می‌شود.
مقصود از مدیریت ارتباطات سازمانی چیست؟
با استفاده از استراتژی‌های مدیریت ارتباطات سازمانی، روابط موجود در یک سازمان، اصلاح می‌شوند؛ همچنین در راستای ارتقای آن برنامه‌ریزی می‌شود. به این ترتیب، مدیران یک سازمان با سیاست‌گذاری‌های مناسب در این عرصه، می‌کوشند سازمان را به سمت و سویی که باید، سوق دهند. اینجاست که قدرت رهبری فرد با تکیه بر شناخت اجتماعی و فرهنگی او از اهمیت فوق‌العاده بالایی برخوردار می‌شود.
همان‌طور که استفاده از علوم ارتباطات اجتماعی، منجر به توسعه اجتماعی می‌شود؛ استفاده از تکنیک‌های مدیریتی در عرصه ارتباطات سازمانی، زمینه را برای رشد و ارتقای هرچه بیشتر سازمان، در ابعاد مختلف فراهم می‌آورد.
ساختار مناسب برای مدیریت ارتباطات در سازمان
یکی از مهم‌ترین اقداماتی که در راستای ایجاد ساختار مناسب برای رهبری سازمان می‌توان انجام داد، ایجاد شبکه کاربردی ارتباطات است. اعضای یک سازمان باید بتوانند به صورت مداوم و مستمر، به‌خوبی با یکدیگر در ارتباط باشند؛ چه ارتباط بین یک اعضای یک سطح (مثلا بین مدیران و معاونین)، چه ارتباط بین سطوح بالاتر و پایین‌تر؛ مثل ارتباط بین مدیران و کارمندان.
برای ایجاد ساختار سازمانی مناسب، چه باید کرد؟
خلق ساختاری که در آن اعضای سازمان روابط خوبی داشته باشند، امر مدیریت ارتباطات سازمانی را بیش از پیش تسهیل می‌کند. اما برای دستیابی به این مهم چه باید کرد؟ چه ویژگی‌هایی باعث می‌شود که یک ساختار و ارتباطات درونی آن، به بهترین شکل ساخته شوند.
دو ویژگی اصلی، چنین قالبی را شکل می‌دهند:
۱. تعریف راه‌های مفید و عملی ارتباطی: راه‌های ارتباطی که بین اعضای سازمان تعریف می‌شوند، باید در عمل قابل‌استفاده باشند؛ این بدان معناست که روابط کاری و سازمانی، صرفا نباید در قالب کلیشه‌های غیرعملی تعریف شوند.
۲. جدیت، در عین صمیمیت: بدان معنا که، ضمن اینکه پایه روابط سازمانی بر انجام وظیفه‌شناسانه مسئولیت‌ها استوار می‌شود، باید ایجاد‌کننده صمیمت بین اعضا نیز باشد. به این ترتیب انگیزه کافی برای نیل به اهداف مجموعه، به وجود می‌آید و سازمان با سرعت بیشتری رو به جلو حرکت می‌کند.
انواع روابط سازمانی
برای اینکه در امر مدیریت ارتباطات سازمانی، موفقیت به بهترین شکل حاصل آید، باید انواع ارتباطات سازمانی شناخته شوند. گونه‌های مختلف روابط سازمانی در سه دسته تقسیم بندی می‌شوند:
- روابط داخلی و خارجی؛
- ارتباطات عمودی و افقی؛
- مراودات رسمی و غیررسمی.
روابط داخلی و خارجی:
روابط اعضای یک سازمان در دو شاخه داخلی و خارجی قابل مطالعه هستند. درحقیقت، آن دسته از ارتباطات کاری که فقط محدود به شبکه داخلی سازمان (مابین اعضا) می‌شود، روابط داخلی نامیده می‌شود؛ روابطی نیز که در راستای تحقق اهداف سازمان، بین اعضای آن و افراد خارج از سازمان وجود دارد، مصداق روابط خارجی است.
ارتباطات عمودی و افقی:
آن دسته از روابط کاری که بین افراد یک سطح وجود دارد؛ مثلا مکاتبات بین معاونین یا ارتباط کارمندان با یکدیگر، جزء دسته ارتباطات افقی قرار می‌گیرد. از طرف دیگر، ارتباط بالادستی‌ها با اعضای سطوح پایین‌تر (و بالعکس) مصداق ارتباط عمودی است.
مراودات رسمی و غیررسمی:
اگر رابطه کاری مورد بررسی، در قالب نامه‌های رسمی، آیین‌نامه و… ابلاغ شود، یک ارتباط رسمی سازمانی شکل گرفته است؛ مثل دستورالعمل رعایت نکات ایمنی از جانب مدیر منابع انسانی به کارگران. اما اگر این ارتباطات از طریق بسترهای رسمی (نامه و ابلاغیه) صورت نگیرد و صرفا شفاهی یا … باشد، با ارتباط غیررسمی روبه‌رو هستیم.
۳ نکته مهم در باب مدیریت ارتباطات سازمانی
۱. با ایجاد ارتباط تعاملی با کارمندان و اعضای سازمان، سعی کنید در جهت شناخت نقاط ضعف ساختار موجود ارتباطات در سازمان (کسب‌وکار خود) بکوشید. ایجاد روابط تعاملی (interactive communications) با اعضای سازمان، نقش بسزایی در تحقق اهداف آن دارد.
۲. شناخت اعضای سازمان، با رویکردی فرهنگی بسیار مهم است. مدیران، باید بتوانند بر مبنای روحیات و خواسته‌های هر گروه، با آن‌ها ارتباط مناسب برقرار کنند.
۳. برنامه‌ریزی متناسب با نیازهای سازمان؛ به این معنا که مدیران باید به فراخور وضعیت مجموعه خود، برای سازمان تحت مدیریتشان برنامه‌ریزی کنند.
جمع‌بندی
برای اینکه مدیران و صاحبان کسب و کارها، در مقوله مدیریت ارتباطات سازمانی موفق عمل کنند، باید راهکارهای علمی و حساب‌شده‌ای را در پیش بگیرند. هرچند تجربیات کاری، یکی از مهم‌ترین اندوخته‌های هر کارآفرین و مدیری محسوب می‌شود؛ اما استفاده از دانش اساتید، مدرسان و مربیانی که در این زمینه با شیوه آکادمیک پژوهش کرده‌اند، جایگاه خاصی دارد؛ دکتر پرستو اسلامی نیز با همین رویکرد، دوره‌های کوچینگ فردی و سازمانی را در راستای تحقق توسعه فردی و پیشرفت ارتباطات اجتماعی توصیه می‌کند.
با این اوصاف، امروزه دوره‌های آموزشی و کوچینگ برای هدایت سازمان‌ها در مسیر درست پیش‌بینی و طراحی می‌شوند؛ دوره‌هایی که با تکیه بر کوچینگ فردی و کوچینگ سازمانی، در همه سطوح به دانش‌افزایی و مهارت‌آموزی شرکت‌کنندگان کمک می‌کنند. اگر شما نیز تمایل به حضور در دوره‌های کوچینگ دارید و می‌خواهید آن را تجربه کنید، می‌توانید ضمن تماس با کارشناسان ما؛ اطلاعات بیشتری درباره دورهای کوچینگ فردی و سازمانی به دست بیاورید.
دیدگاهتان را بنویسید