نقش ارتباطات در سازمان چیست؟
نقش ارتباطات در سازمان بسیار مهم است، اما توسعه و پیاده سازی مهارت های آن می تواند کمی چالش برانگیز باشد. حتی تولد کسب و کارهای از راه دور یا پاره وقت نیز یادگیری ارتباطات را آسان تر نکرده است.
با اینحال، یادگیری اصولی ارتباطات سازمانی در محل کار می‌تواند برای افراد، تیم‌ها و کسب و کار‌ها قدم بلند‌ی به سمت موفقیت باشد. ما در این مقاله قصد داریم تا به شما نشان دهیم ارتباطات چه نقشی بر سازمان‌ها دارند و چگونه می توان مهارت‌های ارتباطی شخصی و تیمی را از امروز ارتقاء داد.
چرا ارتباط موثر در سازمان‌ها مهم است؟
نقش ارتباطات در سازمان مهم است زیرا باعث افزایش روحیه کارکنان، تعامل و رضایت متقابل و در نتیجه باعث پیشرفت تیم ها در هر پروژه ای می‌شود.
برای برداشتن گامی بلندتر به سمت موفقیت، به ویژه به عنوان یک مدیر، ایجاد مهارت‌های ارتباطی خوب با کارکنان مزایای عمیق کوتاه مدت و بلند مدتی برای سازمانتان خواهد داشت که در نتیجه باعث شناخته شدن بیشتر برندتان توسط افراد زیادی خواهد شد، بنابراین لازم است حتما از امروز به طور جدی به یادگیری این اصول اهمیت دهید.
با موثر‌ترین راه‌های افزایش ارتباطات در سازمان‌ها آشنا شوید
اکنون که به اهمیت و نقش ارتباطات در سازمان پی برده اید، باید یاد بگیرید که چگونه می‌توان این مهارت‌هارا به صورت فردی و گروهی توسعه داد. به یاد داشته باشید که یادگیری اصول ارتباطات برای افرادی که شنوندگان خوبی هستند، موثر تر خواهد بود.
از خود سوال بپرسید و به جواب آن فکر کنید
برای یادگیری ارتباطات مهارت‌های زیادی دخیل هستند، اما یکی از مهم ترین آنها، با عادت کردن به پرسیدن 5 سوال زیر تقویت و توسعه می‌یابد. پس، از خود بپرسید:
- دلیل ارتباط گرفتن من با این شخص چیست؟
- گیرنده یا مخاطب من کیست؟
- هدف یا مقصودم از برقراری ارتباط چیست؟
- می خواهم مخاطبم بعد از ارتباط گرفتن بامن چه کاری انجام دهد؟
- چه گفتاری به بهترین شکل هدف من را محقق می کند؟
اگر برای پاسخ به این پنج سوال جواب‌های کاملی ندارید، باید زمان بیشتری را صرف فکر کردن درمورد چرایی ارتباطاتتان با دیگران بگذارید.
برای ارتباطات زمان بگذارید
از قبل راجب آنچه که می خواهید بگویید، فکر کنید و جملات و سوالات خود را مرور کنید تا مطمئن شوید با این چارچوب به آنچه که برایش برنامه ریزی کرده اید، می‌رسید. مخصوصاً برای ارتباطات نوشتاری، می‌بایست عمل پاک نویسی را چندین بار تکرار کنید تا برروی شخص مقابلتان تاثیر بگذارید.
ارتباطتان را سخت نکنید
اگرچه ارتباطاتتان برایتان اهمیت دارند و نمی خواهید در آنها تسلیم شوید، اما باید برای داشتن یک جریان ارتباطی خوب، آنرا ساده بگیرید. همیشه سعی کنید از عبارات واضح و ساده برای رساندن مقصود و منظورتان استفاده کنید تا مخاطبتان بعد از فهمیدنتان با شما ارتباط برقرار کند.
آزمون و خطا
با آزمون و خطا روش‌های مختلف ارتباطات را امتحان کنید. به عنوان مثال، یک هفته در محل کار بر نحوه ارتباطات غیر رسمیتان کار کنید، سپس هفته دیگر را برای جلسات رسمی وقت بگذارید و سعی کنید روی جملات و پرسش‌هایی که در این مدت استفاده کرده اید، تامل کنید.
بازخورد بگیرید
از چند همکار مورداعتماد یا مدیر خود بخواهید تا مهارت‌های ارتباطی شمارا ارزیابی کرده و به ارتباطات نوشتاری و گفتاریتان در مقیاس یک تا ده نمره بدهند، با این سوالات شروع کنید:
- برای ارتباط بهتر با شما چه کاری انجام دهم؟
- در ارتباط با شما از چه چیز‌هایی پرهیز کنم؟
- برای بهبود ارتباطات خود در این سازمان روی چه مهارت‌هایی کار کنم؟
مزایای ارتباطات موثر در سازمان‌ها
زمانی که کارکنان با یادگیری اصول و نقش ارتباطات در سازمان آشنا شوند، می خواهند بیشتر بر محصولات و بهتر شدن پروژه های تیمی کار کنند و در نتیجه سود شرکت، رضایت مشتریان و در آخر برند سازمان برای جمعیت زیادی معروف خواهد شد.
دلایل اهمیت ارتباطات در سازمان‌ها
- تعامل بهتر
نقش ارتباطات در سازمان به طوری که اصولی پیش رفته باشد، باعث مشارکت بیشتر کارکنان با یکدیگر خواهد شد و در نتیجه افراد می‌توانند برای بهتر شدن پروژه ها از تمام مهارت ها و تجربه های منحصر به فردشان استفاده نمایند. به عبارت دیگر – ارتباطات – افراد را با مهارت‌های خود و دیگران آشنا و سپس به بهتر شدن پروژه ها و کارهای شخصی و تیمی کمک می کند.
- افزایش روحیه
زمانی که رضایت شغلی پایین باشد، مرخصی کارکنان افزایش خواهد یافت. بنابراین، اگر کارمندی در محل کارِ خود به درک درستی از انجام کار‌ها برسد، برقراری ارتباطات را یاد بگیرد و همچنین توسط کارفرمای خود تشویق شود، انرژی بیشتری برای انجام دادن اصولی و درست کار ها به دست خواهد آورد.
- کاهش ریزش تعداد مشتریان
از نمایندگی گرفته تا کارکنانی که در ارتباط با مشتریان هستند، بسیار مهم است که بتوانند مانع ریزش مشتریان شوند. زیرا هیچ سازمانی نمی‌خواهد هزینه هنگفتی را برای استخدام و آموزش دوباره کارکنان هدر دهد. به عنوان یک عامل کلیدی، ارتباطات باعث افزایش رضایت و مشارکت کارکنان برای نتیجه بهتر خواهند شد.
- وفاداری بیشتر
نگه داشتن کارمندان خوب و با تجربه برای چندین سال می تواند باعث افزایش قدرت کاری سازمان شده و بر نتیجه نهایی که همان سود بیشتر است، تاثیر بگذارد. بسیاری از مشاغل نیاز به سالها تجربه دارند تا بتوانند کارمندان خود را به مسئولان قابل اعتمادی برای پروژه ها و هدف هایشان تبدیل کنند. توجه به احساسات کارکنان و اینکه چگونه به عنوان یک فرد باید با آنها در محل کار رفتار کرد، بر افزایش وفاداری آنها بسیار تأثیر گذار است.
- درگیری‌های کمتر در محل کار
بسیاری از درگیری‌ها در محل کار ناشی از ارتباطات نادرست است. ارتباطات ضعیف باعث روابط منفی یا حتی محیط های کاری سمی خواهد شد. بنابراین، با یادگیری اصولی ارتباطات می توان فرهنگ سازمانی را بهبود بخشید و از هر سوء تفاهمی بین مدیران و کارکنان جلوگیری کرد.
جمع بندی
ارتباطات سازمانی هر ساله در صدر فهرست مهارت های مورد تقاضای کارفرمایان قرار می گیرند. به گفته دکتر پرستو اسلامی نقش ارتباطات در سازمان تکنیک آینده داری است که باعث می‌شود روابط کاری و شخصی افراد به خوبی توسعه یافته و در نتیجه باعث تعامل بهتر و تسریع انجام کار ها شود.
فراموش نکنید، همه ما می توانیم از همین امروز برای بهبود ارتباطات سازمانی خود تلاش کنیم، پس گوشی تلفن را برداشته و با مشاوران ما درمورد شرکت در جلسات کوچینگ سازمانی خود صحبت کنید.
دیدگاهتان را بنویسید