۱۰ نکته کلیدی برای تقویت ارتباطات کاری
قاعدتا یکی از مهمترین دغدغههای افرادی که در زمینه توسعه فردی و سازمانی مطالعه میکنند، تقویت ارتباطات کاری است. در این مقاله، ضمن بررسی این موضوع، به ارائه ۱۰ راهکار مفید جهت تقویت ارتباطات کاری پرداختهایم. افزون بر این، علاوه بر خواندن این مقاله، به علاقهمندانی که رویکرد حرفهایتری دارند، توصیه میشود مطالعات در حوزه علوم ارتباطات را نادیده نگیرند. در این راستا میتوانید ضمن مطالعه مقالات دکتر پرستو اسلامی (Parastoo Eslami) استادیار دانشگاه آزاد اسلامی واحد اراک، در این زمینه اطلاعات بیشتری کسب کنید. برای افزایش دانش و کسب اطلاعات کاربردی بیشتر نیز میتوانید برخی از تالیفات دکتر پرستو اسلامی را بخوانید؛ کتابهایی از قبیل: فرهنگ واژگان تخصصی علوم ارتباطات/ ارتباط انسانی/ ارتباط سازمانی/ فرهنگ سازمانی.
نکات مقدماتی درباره اهمیت ارتباطات کاری در راستای توسعه فردی و سازمانی
یکی از مهمترین مفاهیمی که در عرصه توسعه فردی و سازمانی مطرح میشود، مسئله ارتباطات کاری است. اساسا مباحث توسعه فردی و سازمانی، عموما حول محور مفاهیم علوم ارتباطات شکل میگیرند. اما به طور خاص، مسئله ارتباطات کاری، از مهمترین مصادیق این امر، در این زمینه میباشد. ارتباطات کاری در یک معنا به ارتباطاتی که فرد در راستای انجام فعالیتهای حرفهایاش با دیگران برقرار میکند اطلاق میشود؛ و در معنای دیگر، به ارتباطاتی که احیانا بین اعضای یک مجموعه شکل میگیرد، گفته میشود.
با ذکر این مقدمه، در ادامه مقاله به بررسی مهمترین نکات درباره ارتباطات کاری میپردازیم.
۱۰ راهکار اساسی برای تقویت ارتباطات کاری
ارتباطات کاری، رگ حیاتی هر سازمان موفق است. فرقی نمیکند مدیر یک مجموعه بزرگ باشید یا کارمند تازه وارد؛ توانایی شما در انتقال پیام و درک دیگران، تعیینکننده مسیر پیشرفت شغلی شماست. در ادامه، ۱۰ نکته طلایی برای تبدیل شدن به یک ارتباطگر حرفهای را بررسی میکنیم.
۱. گوش دادن فعال (Active Listening)
ارتباطات فقط صحبت کردن نیست. گوش دادن فعال یعنی تمام توجه خود را به طرف مقابل بدهید، با حرکات سر تایید کنید و قبل از پاسخ دادن، کمی تامل کنید. این کار به همکار شما حس ارزشمند بودن میدهد.
۲. شفافیت و ایجاز
در محیط کاری، زمان طلا است. سعی کنید پیام خود را در کوتاهترین زمان و با بیشترین شفافیت منتقل کنید. از به کار بردن کلمات مبهم یا اصطلاحات پیچیدهای که ممکن است باعث سوءتفاهم شود، خودداری کنید.
۳. توجه به زبان بدن (Non-verbal Communication)
بیش از ۷۰ درصد ارتباطات ما غیرکلامی است. تماس چشمی مناسب، لبخند زدن و حالت ایستادن یا نشستن شما، پیامی قویتر از کلماتتان مخابره میکند. گشادهرویی در زبان بدن، اعتماد ایجاد میکند.
۴. همدلی (Empathy)
خودتان را جای همکارتان بگذارید. درک چالشها و احساسات دیگران باعث میشود لحن شما ملایمتر و تاثیرگذارتر شود. همدلی، تنشهای احتمالی در پروژههای تیمی را به حداقل میرساند.
۵. انتخاب کانال مناسب برای ارتباط
هر پیامی برای هر بستری مناسب نیست. برای موارد فوری از تماس یا پیامرسان، برای موارد رسمی از ایمیل و برای حل تعارضات یا بحثهای حساس، حتماً از جلسات حضوری یا تصویری استفاده کنید.
۶. هنر بازخورد دادن و بازخورد گرفتن
ارتباطات دوطرفه است. یاد بگیرید که چگونه بازخوردهای سازنده (Constructive Feedback) بدهید بدون اینکه فرد را تخریب کنید. همچنین، در برابر انتقادهای دیگران گارد نگیرید و به آنها به چشم فرصتی برای رشد نگاه کنید.
۷. سوال پرسیدن به جای قضاوت کردن
اگر بخشی از یک دستورالعمل یا رفتار همکارتان را متوجه نشدید، به جای پیشداوری، سوال بپرسید. جملاتی مثل «ممکن است بیشتر توضیح دهی؟» یا «منظورت از این بخش دقیقاً چه بود؟» از بسیاری از فجایع کاری جلوگیری میکند.
۸. احترام به تفاوتهای فرهنگی و فردی
در محیطهای کاری مدرن، افراد با پیشینههای مختلف کنار هم کار میکنند. شناخت تفاوتهای فرهنگی و احترام به حریم خصوصی و سبکهای مختلف کاری، نشاندهنده بلوغ حرفهای شماست.
۹. پیگیری (Follow-up)
بسیاری از ارتباطات کاری به دلیل عدم پیگیری نیمهتمام میماند. بعد از یک جلسه یا توافق شفاهی، خلاصهای از تصمیمات را به صورت مکتوب ارسال کنید تا همه اعضا در یک مسیر واحد (On the same page) قرار بگیرند.
۱۰. مدیریت هیجانات و حفظ آرامش
در لحظات بحرانی، قدرت کلام شما با میزان آرامشتان سنجیده میشود. قبل از ارسال یک ایمیل تند یا پاسخ دادن در حالت عصبانیت، نفس عمیقی بکشید و اجازه دهید منطق بر احساسات غلبه کند.
نتیجهگیری درباره اهمیت ارتباطات کاری و مقوله ارتباطات
ارتباطات یک مهارت نرم (Soft Skill) است که با تمرین به دست میآید. با رعایت این ۱۰ نکته، نه تنها بازدهی کاری خود را بالا میبرید، بلکه به فردی محبوب و قابل اعتماد در سازمان تبدیل میشوید. فارغ از این رویکرد، حتی اگر خارج از یک سازمان، یک کسب و کار مستقل دارید، باز هم میتوانید با استفاده از مهارتها و راهکارهایی که به آن اشاره شد، به تقویت مهارتهای ارتباطی خود بپردازید.
درواقع، آنچه ذکر شد (از قبیل مدیریت هیجانات، قضاوت نکردن، احترام به فرهنگها و…) نکات و آموزههایی هستند که اگر نزد یک نفر جا بیفتند و به صوت عمیق شکل بگیرند، وی میتواند به خوبی، به ارتباطات روزمره خود (چه کاری و چه غیرکاری) سمت و سو دهد و از آنها در راستای موفقیت و توسعه فردی یا سازمانی، به بهترین شکل استفاده کند.
کسب اطلاعات تکمیلی، با مطالعه درباره موضوعات و مفاهیم مشابه
بدیهی است که اگر میخواهید درباره یک موضوع خاص، اطلاعات جامعتری به دست بیاورید، باید راجع به مفاهیم مشابه با آن نیز مطالعه کنید. زیرا این کار، دایره اطلاعات شما را گسترش میدهد. به این ترتیب، به ابعاد و جزئیات گوناگون آن موضوع، بیشتر پی میبرید و زوایای پنهان آن، بر شما آشکار خواهند شد.
مسئله مهمی که در این میان مطرح است، این است که حول محور ارتباطات، مفاهیم گستردهای (برگرفته از علوم ارتباطات) مطرح میشود که داشتن اطلاعات درباره آنها، میتواند ذهنیتتان را برای خواندن سایر مطالب، آمادهتر کند. از این رو به شما پیشنهاد میکنیم که ضمن خواندن مقاله حاضر، مقالاتی از قبیل: «ارتباطات تیمی»، «ارتباطات بین فردی»، «علوم ارتباطات و رسانه» و «علوم ارتباطات و کوچینگ» را هم بخوانید. ضمنا در کنار خواندن مقالاتی درباره علوم ارتباطات و کوچینگ هم، خواندن مطالب مختلف درباره کوچنیگ، منتورینگ و… نیز به شما پیشنهاد میشود. مطالبی از قبیل: «تفاوت کوچینگ و منتورینگ»، «انواع منتورینگ»، «کوچینگ شغلی» و…
حرف آخر: فراتر از بهکارگیری مفاهیم نظری درباره ارتباطات کاری؛ بهره بردن از تجربیات دکتر پرستو اسلامی (Parastoo Eslami)
امروزه بسیاری از افراد برای افزایش دانش کاربردی خویش جهت توسعه فردی و تقویت ارتباطات میان فردی، از نظر تخصصی اساتید خبره کوچینگ استفاده میکنند. حال در این میان، بهره بردن از تجربه اساتیدی که به طور خاص در زمینه علوم ارتباطات تخصص دارند، اهمیت بیشتری دارد.
در این راستا خانم دکتر پرستو اسلامی (Parastoo Eslami) متخصص ارتباطات و عضو هیئت علمی دانشگاه با ۲۲ سال سابقه تدریس، در قالب جلسات کوچینگ، یاریگرِ مدیران و صاحبان حرف و مشاغل خواهند بود. برای کسب اطلاعات تکمیلی در این زمینه، خواندن مقالات دکتر پرستو اسلامی را نیز به شما پیشنهاد میکنیم.
دیدگاهتان را بنویسید