چابکی سازمانی چیست؟

چنانکه در مقاله «یادگیری‌زدایی و ارتباطات سازمانی» بدان اشاره شد؛ انعطاف‌پذیری در سطح سازمان، مقوله بسیار مهمی است که باید ضمن آموزش‌های فردی و سازمانی به افراد انتقال داده شود. یادگیری‌زدایی، نزد افراد این ذهنیت را ایجاد می‌کرد که برای تغییر باید برخی تصورات یا باورهای حرفه‌ای خود را عوض کنند تا بتوانند انعطاف‌پذیر باشند. اما انعطاف‌پذیری سازمانی شگردها و راهکارهای دیگری نیز دارد؛ یکی از این راهکارها «چابکی سازمانی» است. در این مقاله ضمن پرداختن به مفهوم چابکی سازمانی، درباره مفهوم مدیریت ارتباطات سازمانی و نقش کاربردی آن، توضیحاتی ارائه داده‌ایم.

مفهوم مدیریت ارتباطات سازمانی و نقش آن در چابکی سازمانی

ارتباطات سازمانی، ناظر بر کلیه روابطی است که بین تمام اعضای یک سازمان، بابت مراودات کاری روزانه، انتقال داده‌ها و… وجود دارد. این عبارت در بعضی تعاریف، شامل فعالیت‌های کاری که اعضای سازمان در راستای انجام وظایف خود با اعضای خارج از سازمان دارند نیز می‌شود. به این ترتیب، مفهوم مدیریت ارتباطات سازمانی نیز روشن می‌‌گردد؛ یعنی مجموعه تکنیک‌ها و سیاست‌گذاری‌هایی که به موجب آن ارتباطات افراد یک سازمان هدایت می‌شود.

حال سوال اساسی اینجاست که چگونه می‌توان در قالب استراتژی‌های مدیریت سازمانی، موجبات چابکی سازمانی را فراهم آورد؟ اساساً مقصود از چابکی سازمانی چیست؟

چابکی سازمانی چیست؟

در جهان امروز که به واسطه پیشرفت‌های تکنولوژیک، تغییر و تحولات در هر زمینه‌ای به‌سرعت صورت می‌پذیرد، مدیران دغدغه‌های زیادی دارند؛ چگونه می‌توان به سرعت خود را با تغییرات هماهنگ کرد؟ چگونه می‌توانیم از قافله پیشرفت عقب نمانیم؟ در صورت تغییر و تحول، چطور می‌توان خط مشی اصلی سازمان را حفظ کرد و باثبات پیش رفت؟

چنانکه توجه می‌کنید بعضی از این رویدادها مقابل یکدیگر هستند؛ یعنی حفظ ثبات در مقابل سرعت در تغییر و تحول. اینجاست که می‌توانیم چابکی سازمانی را بهتر تعریف کنیم: چابکی سازمانی، مهارتی است در سطح رفتارهای سازمانی برای تحول سریع و سازگاری با تغییرات، ضمن حفظ ثباث و پایداری. با مبنا قرار دادن این تعریف، به مفاهیم مربوط به چابکی سازمانی در این مقاله ادامه می‌دهیم.

عناصر اصلی

چنانکه ذکر شد، سرعت و پایداری مهم‌ترین عناصر چابکی سازمانی به حساب می‌آیند. به این ترتیب، مدیران باید این توانایی را اشته باشند که ضمن گسترش سازمان تحت هدایت خود، چارچوب اصلی آن را حفظ کنند. این به معنای سرعت عمل و تصمیم‌گیری درست در بزنگاه تغییر، متناسب با تحولات است؛ در حالی که سازمان و افراد مشغول در آن بتوانند پایداری، نظم و ثبات خود را حفظ کنند.

چابکی سازمانی به نوعی منجر به شکل‌گیری انعطاف‌پذیری در سطح سازمان و در میان افراد تشکیل‌دهنده آن می‌شود. دقیقاً همان‌طور که کلیه رفتارهای سازمانی در سه سطح فردی، گروهی و سازمانی قابل بررسی هستند؛ ابعاد چابکی سازمانی را هم در این سه سطح می‌توان تحلیل کرد.

بررسی چابکی سازمانی در سه سطح فردی، گروهی و سازمانی

برای تحلیل این مقوله و آموزش آن به افراد و اعضای سازمان، چابکی سازمانی در سه سطح فردی، گروهی و سازمانی بررسی می‌شود. در سطح فردی افراد با آموختن تکنیک‌های روان‌شناختی و آموزه‌های رفتار سازمانی در سطح فردی مهارت‌هایی را فرامی‌گیرند؛ مهارت‌هایی که به موجب آنها بتوانند ضمن حفظ ثبات و پایداری، تغییرات مناسب را اعمال نمایند؛ یا اینکه اگر در موقعیتی قرار بگیرند که قابل پیش‌بینی نبوده است، چگونه باید عمل کنند. حال آموزه‌های این مفهوم در دو سطح گروهی و سازمانی پیچیده‌تر است؛ زیرا چنانکه در مقاله «رفتار سازمانی در سطح گروهی» بدان اشاره شد، در این سطح علاوه‌بر نگاه روان‌شناختی، مسائل فرهنگی و اجتماعی نیز دخیل است.

مهم‌ترین نکات

در این مقوله در نظر داشتن برخی نکات بسیار مهم است:

نخست؛ مهم‌ترین مصداق چابکی سازمانی (و حتی چابکی در کسب‌وکار، شغل و پیشه و غیره)، چابکی در تصمیم‌گیری است. باتوجه‌به پویایی جوامع امروز، یک تصمیم‌گیری به‌موقع در انجام یا عدم انجام کاری یا در انتخاب یک روش خاص، می‌تواند بسیار مفید و مؤثر باشد.

دوم؛ اگر بخواهیم چابکی سازمانی را در سطح گروهی و سازمانی بررسی کنیم باید بگوییم: ایجاد مهارت‌های تصمیم‌گیری سریع به صورت فردی، در نهایت منجر به چابکی در سطح گروهی می‌شود؛ به این ترتیب همکاری بین اعضای گروه نیز افزایش می‌یابد. این امر موجب ایجاد انگیزه بین اعضای گروه و پرسنل سازمان نیز می‌شود.

سوم؛ مصادیق چابکی می‌تواند تصمیم‌گیری‌های به‌موقع درباره زمان سرمایه‌گذاری، از دست ندادن موقعیت‌های خاص؛ خریدهای به‌موقع، به‌کارگیری صحیح و به‌هنگام از امکانات تکنولوژیک جدید و شگردهایی از این دست باشد. به این ترتیب، سازمانی که با تصمیم‌گیری‌های فوری مدیران خود از امکانات نوین استفاده می‌کند، به نسبت رقبایش پیش می‌افتد.

چهارم؛ به واسطه تحقق چابکی سازمانی، خلاقیت در سطوح فردی، گروهی و سازمانی افزایش می‌یابد. بنابراین موجبات رشد و ترقی اعضا و سازمان به صورت توأمان فراهم می‌آید.

پنجم: باید در نظر داشت که تصمیمات فوری، منجر به از بین رفتن پایداری و چارچوب‌های اصلی گروه و سازمان نشود.

مقایسه یادگیری‌زدایی و چابکی سازمانی

با عنایت به دو عنصر اصلی چابکی سازمانی، یعنی سرعت و پایداری باید گفت که: یادگیری‌زدایی از جهاتی به این مقوله شبیه است و البته از جهات دیگر نقطه مقابل این مفهوم است.

یادگیری‌زدایی مفهومی است که برای انعطاف‌پذیری سازمانی پدید آمده است؛ به این معنا که افراد و اعضای گروه مهارت کنار گذاشتن آموخته‌های پیشین و یادگیری شیوه‌های جدید را داشته باشند. از این منظر، یادگیری‌زدایی به عنصر «سرعت» در تصمیم‌گیری در راستای چابکی سازمانی شبیه است. اما عنصر حفظ پایداری، درست نقطه مقابل یادگیری‌زدایی است.

مسئله‌ای که مدیران سازمان‌ها باید بدان توجه داشته باشند این است که: هر گروهی به اقتضای موقعیتی که دارد،‌ شیوه‌های رهبری و هدایت گوناگونی را می‌طلبد. اینجاست که باز مسئله آموزش و کوچ (coach) صحیح مطرح می‌شود.

اهمیت دوره های آموزشی و کوچینگ برای چابکی

اگر مدیران می‌خواهند در عرصه مدیریت ارتباطات سازمانی موفق عمل کنند تا بتوانند مجموعه خود را به روز نگه دارند؛ باید بتوانند با استفاده از شگردهای چابکی سازمانی و عناصر سازنده آن، پرسنل خود را با انعطاف‌پذیری شکل دهند. مدرسان و مربیانی که در این زمینه با شیوه‌های آکادمیک پژوهش کرده‌اند، می‌توانند به علاقه‌مندان کمک کنند. دکتر پرستو اسلامی نیز با همین رویکرد، دوره‌های کوچینگ فردی و سازمانی را در راستای تحقق اهداف مدیریت ارتباطات سازمانی توصیه می‌کند.

دوره‌های کوچینگ فردی و کوچینگ سازمانی، در همه سطوح به دانش‌افزایی و مهارت‌آموزی شرکت‌کنندگان کمک می‌کنند. اگر شما نیز تمایل به حضور در دوره‌های کوچینگ دارید و می‌خواهید آن را تجربه کنید، می‌توانید ضمن تماس با کارشناسان ما؛ اطلاعات بیشتری درباره دوره‌های کوچینگ فردی و سازمانی به دست بیاورید.