تعریف ارتباطات سازمانی و نحوه مدیریت آن

تعریف ارتباطات سازمانی، به ارتباطی اطلاق می‌گردد که میان افرادی با یک جهت و  هدفی مشترک در یک سازمان به وجود می‌آید. ارتباطات نقش اساسی در تجارت دارند،  زیرا می توانند تاثیر بسیاری بر پیشرفت و موفقیت آن بگذارند. هنگامی که صحبت از ارتباطات سازمانی که جزء حیاتی مدیریت است، می‌شود فرآیند ارتباطات و نحوه مدیریت آن متفاوت است، زیرا چه مدیران و چه کارکنان، باید از آن پیروی نمایند، در ادامه به طور کامل آنرا توضیح خواهیم داد.

با انواع ارتباطات سازمانی آشنا شوید

در تعریف ارتباطات سازمانی، چهار نوع اصلی ارتباطات آمده که عبارتند از: ارتباطات داخلی، خارجی، رسمی و غیر رسمی که در ادامه با آنها به طور کامل آشنا خواهید شد.

ارتباطات سازمانی داخلی

ارتباطات داخلی که بیشتر درون سازمان اتفاق می‌افتند، بیشتر بین کارکنان، مدیران یا هر دو به وجود می‌آیند. ارتباطات داخلی هر سازمانی دارای الگوی خاصی می‌باشد که نمونه های آن شامل ایمیل، تماس تلفنی، کنفرانسهای غیر حضوری، جلسات حضوری و غیره است.

ارتباطات داخلی می توانند جهت دار باشند. در یک سازمان چهار نوع ارتباط جهت دار وجود دارد که عبارتند از: رو به پایین، رو به بالا، افقی و جانبی.

• ارتباطات جهت دار رو به پایین: به ارتباط یکی از کارکنان از بخش مدیریت و شخصی دیگر با موقعیتی پایین تر اشاره دارد.
• ارتباطات جهت دار رو به بالا: ارتباط رو به بالا برعکس ارتباط رو به پایین است و از طرف کارکنان به مدیریت می‌باشد. از فواید این نوع ارتباط، ایجاد برابری بیشتر در محیط‌های کاری است.
• ارتباطات جهت دار افقی: به ارتباط میان افراد درون سازمان که همگی در یک سطح هستند، گفته می‌شود. مانند، تیم‌های دورکاری همگی از این ارتباط استفاده می کنند تا بتوانند بر پروژه های یک کسب و کار به خوبی کار نمایند.
• ارتباطات جهت دار جانبی: به ارتباطی که میان تمام کارکنان، بدون اهمیت به بخشی که در آن مشغول به کار هستند، به وجود می‌آید، اشاره دارد. برای مثال، کارمندی که با یک مدیر ارشد تماس می گیرد، به ارتباط آنها یک ارتباط جهت دار جانبی گفته می‌شود.

ارتباطات سازمانی خارجی

ارتباطات خارجی درمورد نحوه ارتباط سازمان با دنیای خارج می‌باشد، به عنوان مثال، مشاغل یا سازمان های دیگر، فروشندگان، مشتریان، سهامداران و غیره. ارتباطات خارجی بیشتر بر تقویت برند و ایجاد روابط قوی بین مشتریان تاثیر گذار می‌باشد. راه حل‌های ارتباطی در این نوع ارتباط نیز می‌تواند مشابه با ارتباطات داخلی یعنی جلسات حضوری یا غیر حضوری، تماس تلفنی و ایمیل یا اعلامیه های مطبوعاتی، اعلامیه های استخدام و وب سایت باشد.

ارتباطات سازمانی رسمی

طبق تعریف ارتباطات سازمانی، ارتباط موثر مستلزم لحن پیام حرفه ای است. یعنی مهم نیست یک سازمان قصد برقراری ارتباط با چه گروهی یعنی مشتریان یا سهامداران را داشته باشد، با داشتن بیانی دقیق و یک استراتژی ارتباطی درست و رسمی ارتباط کاریشان به خوبی پیش خواهد رفت.

ارتباطات سازمانی غیر رسمی

رایج ترین نوع ارتباطات در یک سازمان، ارتباط غیر رسمی است. در بسیاری از محیط‌های کاری از این نوع ارتباط در جلسات تیمی برای راحت تر شدن جریان کاری کارمندان استفاده می‌شود.

نحوه مدیریت ارتباطات سازمانی

استراتژی مدیریت طبق تعریف ارتباطات سازمانی زمانی اتفاق می‌افتد که عوامل مهمی مانند فرهنگ، قوانین سازمانی، اهداف و اهداف سازمان مشخص شوند. در ادامه با برخی از نکات کلیدی برای مدیریت ارتباطات سازمانی آشنا خواهید شد.

کارکنان خود را بشناسید

یکی از دلایل اصلی ارتباطات سازمانی ناکار آمد این است که کارفرمایان کارکنان خود را بر اساس نقش‌های شغلی، علایق و استعدادهایشان تقسیم نمی کنند، بنابراین درک کارکنان گام مهمی برای مدیریت ارتباطات سازمانی است و باعث افزایش رضایت و ایجاد تعهد و وفادارای آنها خواهد شد.

رویداد های جمعی برگزار کنید

بر اساس تعریف ارتباطات سازمانی، رویدادهای جمعی فرآیند یا تعاملی هستند که همه کارکنان باید در آن مشارکت و همکاری داشته باشند. بنابراین، طرز فکری که در آن، ارتباطات عمدتاً شامل ارسال پیام به گروه‌ کارمندان درمورد مسائل مهم و جدید سازمان می‌باشد، کاملا اشتباه است.

ارتباط در محل کار هرگز نباید یک طرفه باشد. همچنین، رویداد های جمعی قدرت زیادی در بهبود ارتباط بین کارکنان و راحت تر کردن کار آنها دارند.

پاسخگو باشید

هنگامی که کارکنان خود را شناختید و متوجه شدید که چه چیز‌هایی برای آنها مهم است، قوانین ضروری را برای آنها توضیح دهید. ارائه قوانین و اطلاعات مدنظرتان، نشان می‌دهد که به کارکنانتان اهمیت می‌دهید و در نتیجه سازمان موفق تری با افرادی که می‌دانند هرکدام چه وظایفی دارند، خواهید داشت.

از ارتباطات غیر رسمی استفاده کنید

همانطور که در قسمت تعریف ارتباطات سازمانی درمورد انواع ارتباطات گفتیم، ارتباطات غیر رسمی تاثیر بسیاری در به وجود آمدن ارتباطات دو طرفه و راحت تر با مدیران و کارکنان دارند. بنابراین، اگر انتظارات و لحن پیام هایتان با گروه کارکنان بسیار رسمی باشد، آنها نمی توانند خود را با جریان پروژه ها هماهنگ نمایند.

به ایده ها و نظرات کارکنان خود توجه کنید

ممکن است گاهی، توجه به ایده ها و نظرات کارکنان به شما در ایجاد یک برنامه ارتباطی موثر کمک کند. زیرا، آنها بهتر می دانند برای از بین بردن کاستی‌های مدیریت ارتباط سازمانی و رفع نقص های آن چه باید کرد.

جمع بندی

به گفته دکتر پرستو اسلامی، نمی توان برای تعریف ارتباطات سازمانی جمله منحصر به فردی را ارائه داد. زیرا این حوزه به دلیل تنوع نقش‌ها، انتظارات کارفرمایان و حوزه های کاری متفاوت بسیار متنوع و گسترده است.

همه ما می‌دانیم که چه برای بالا رفتن کوه، چه رد شدن از رودخانه یا کار کردن در یک سازمان، نیاز به یک تیم قوی داریم که بدون شک تنها عامل مفید و موثر برای قوی تر شدن تیم‌های سازمانی، ارتباطات سازمانی است. بدون این ارتباط، شما فقط یک دسته از افرادی را دارید که در یک محیط مجازی یا فیزیکی کار می کنند. با شرکت در جلسات کوچینگ سازمانی می‌توانید با استراتژی ها و تکنیک های جدید تری از ارتباط سازمانی آشنا شوید، پس همین الان با مشاوران ما تماس بگیرید و بعد از مشورت گرفتن و برنامه ریزی در این جلسات شرکت کنید تا خیلی زود بتوانید سازمانی با تیم قوی و آینده ای سودآور و طولانی داشته باشید.