ارتباط سازمانی چند نوع است؟

ارتباط سازمانی به معنای انتقال یک پیام یا اطلاعات سازمان دهی شده میان افراد درون یا بیرون یک کسب و کار است. این تبادل پیام، دارای سبک و انواع مختلفی می باشد که کارکرد هرکدام در سازمان ها، می‌تواند اعتماد سایرین به شمارا بین گروه های سازمانی رقیب افزایش و باعث پیشرفتتان شود.

بدیهی است مدیران هر سازمانی نیاز به یادگیری ارتباطات سازمانی درست می‌باشند تا بتوانند سریع تر به اهداف بلند مدت و حتی کوتاه مدت سازمان خود برسند، در این مطلب قصد داریم شمارا با فرآیند اصلی ارتباط سازمانی و انواع آن آشنا کنیم. بنابراین، تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.

تقسیم بندی انواع ارتباط سازمانی

قسمت ویژه هر سازمانی مرتبط است با بهترین راهکار ارتباط سازمانی برای انتقال هرچه ساده تر و سریع تر پیام بین دیگران! تقسیم بندی انواع آن عبارتند از:

ارتباط سازمانی از نظر ارائه بازخورد

• ارتباط یک طرفه: یعنی نمایان نشدن عکس العمل گیرنده نسبت به یک پیام
• ارتباط دو طرفه: آشکار شدن عکس العمل گیرنده و ارائه نظر توسط او

اگرچه ارتباط یک طرفه عکس العملی را شامل نمی‌شود اما سریع تر است. بااینحال به دلیل یک طرفه بودن آن ممکن است فرستنده درمورد آینده تعاملات خود با دیگران کمی سردرگم شود و حتی نتواند راجب اصلاح پیام و اطلاعات خود تصمیم گیری نماید.

در مقابل، ارتباط دو طرفه اگرچه پیچیده تر است، اما به فرستنده کمک می‌کند بعد از دریافت بازخورد، به اصلاح اشتباهات یا برنامه ریزی برای پروژه های آینده بپردازد. دریافت بازخورد، عملکرد شمارا موثر تر و کیفیت کارتتان را بالاتر می‌برد.

ارتباطات و مسیر انتقال پیام

پیام ها از طریق مسیر های عمودی، افقی و مورب منتقل می‌شوند.

• ارتباط عمودی: شامل ارتباط از بالا به پایین یا همان کنترل پیام از طریق مدیریت به سمت کارکنان است که هدف از آن هدایت کارمندان می‌باشد. در مقابل ارتباط از پایین به بالا یعنی ارائه اطلاعات سازمان دهی شده از سطوح پایین به بالاترین سطح! هدف از این نوع ارتباط، ارائه تصمیم نهایی و گزارش ها است.
• ارتباط افقی: یعنی جریان سازمان دهی شده بین اعضای گروه کار و اعضای بخش های مختلف است که همگی به یک تصمیم نهایی و یکسان رسیده اند. این ارتباط از آنجایی که مرتبط است با افرادی با سطح فکر یکسان، می‌تواند باعث افزایش روحیه تیمی برای پروژه های بعدی شود.
• ارتباط مورب: این نوع ارتباط، جریان فکری داخل سازمان را با آنچه دنیای بیرون انتظار دارد در یک سطح یکسان قرار می‌دهد تا سازمان شما یک سازمان بروز باشد.

شبکه های مختلف ارتباط

• شبکه رسمی: شامل نمودار اصلی سازمان می‌باشد که توسط مدیر مشخص گردیده و تمام کارکنان می‌بایست با توجه به آن پیام ها و اطلاعات را منتقل نمایند.
• شبکه غیر رسمی: این شبکه توسط برنامه ریزی کارمندان به وجود می‌آید و انتظارات مقامات سازمان در آن نادیده گرفته می‌شود. گاهی به دلیل تثبیت شدن این شبکه، اهداف ارتباطات رسمی مختل می‌شود.

فرآیند اصلی ارتباط سازمانی

همانطور که قبلتر گفتیم، ارتباط سازمانی یعنی انتقال پیام و اطلاعات به یک گیرنده مشخص. این انتقال پیام دارای فرآیندی است که از سه عنصر اصلی فرستنده، پیام و گیرنده تشکیل شده است. به علاوه نباید فراموش کرد که اگر یکی از این عناصر حذف شود، جریان اصلی ارتباطات مختل می‌شود.

• فرستنده: آغاز کننده هر فرآیند ارتباطات سازمانی، فرستنده است. تیم فرستنده یک سازمان اطلاعات مورد انتظار گیرنده را تنظیم و آنرا برای ارسال آماده می‌کند.
• رمز گذاری: مفهوم هر پیامی برای منتقل شدن به نماد و علامت های مخصوصی نیاز دارد که در این قسمت تیم فرستنده می‌بایست به آن توجه نماید.
• پیام: هسته اصلی این ارتباطات، پیام است. پیام شامل اطلاعات، نکته یا هر موضوعی است که فرستنده قصد انتقال آنرا دارد.
• کانال ارتباط: روشی جهت آسان شدن مسیر انتقال پیام است که با توجه به در دسترس بودن گیرنده پیام در آن کانال انتخاب می‌شود.
• گیرنده: هر پیامی با هدف ارسال به یک گیرنده برنامه ریزی می‌شود. زمانی یک پیام نتیجه مثبتی برای آینده سازمان به وجود می‌آورد که بین افکار فرستنده و گیرنده یک جریان یکسان به وجود آید.
• رمزگشایی: تفسیر و تصریح نشانه های پیام به زبانی قابل درک برای گیرنده که فرستنده تمام تلاش خود را برای ادامه دار شدن همکاریشان انجام داده است.
• پارازیت: عاملی که در ارسال پیام اختلال ایجاد می‌کند را پارازیت گویند. این پارازیت ممکن است داخلی یا خرجی باشد، شما می‌بایست در فرآیند ارسال پیام خود تمام باید ها و نباید هارا برای کاهش آن انجام دهید.
• بازخورد: گیرنده درصورت پیدا کردن یک جریان فکری مشترک بین شما و خود، به پیام واکنش نشان می‌دهد. گیرنده پیام دوباره همین مراحل را برای انتقال بازخورد طی می‌کند تا کاستی ها و انتظاراتش را واضح تر بیان کند.

چرا اهمیت ارتباط سازمانی در دنیای امروز افزایش یافته است؟

دنیای امروز مانند اقیانوسی بزرگ روز به روز درحال پیشرفت است و ارتباط سازمانی نیز از این پیشرفت و توجه استثناء نیستند. سازمانی به موفقیت می‌رسد که علاوه بر جلب رضایت مشتریانش بتواند ارتباطات خوبی با سایرین برقرار کند تا علاوه بر تبلیغ خود، بتواند به یک سازمان قابل اعتماد تبدیل شود.

مدیر سازمان می‌بایست به شخصه سیستم های ارتباطی را کنترل کند و از اطلاعاتی که بین گیرنده و فرستنده در داخل یا خارج سازمان رد و بدل می شود، آگاه شود و درصورت کاستی می‌بایست به کارمندانش با مهربانی کمک برساند. درنتیجه، وقتی کارمندان اهمیتی که مدیر سازمان برای هر پروژه می گذارد را ببینند، به مسئولیت های خود بیشتر توجه می‌کنند.

اگر راهی که مدیر سازمان برای ارتباط با کارمندانش انتخاب کند، نتیجه دهد، بنابراین به اعضای تیم این امکان را می‌دهد تا انگیزشان برای کار تیمی افزایش و جریان های فکریشان را به هم نزدیک تر کنند.

ارتقاء سطح فکری اعضای تیم و منابع اطلاعاتی که بین افراد رد و بدل می شود، سازمان را به سمت جلو یعنی جاده موفقیت هدایت می‌کند.

جمع بندی

در این مقاله به معنای ارتباط سازمانی و انواع آن اشاره کردیم، برای تقویت ارتباطات سازمانی خود می‌توانید در کلاس های کوچینگ سازمانی دکتر پرستو اسلامی شرکت کنید و مهارت خود را در این زمینه افزایش دهید. اگر هنوز سوالات ذهنتان درباره ی انواع ارتباط های سازمانی به جواب نرسیده اند، می‌توانید از طریق تماس با کارشناسان ما هرآنچه را که برایتان مبهم است را بپرسید.