جایگاه ارتباطات موثر در شکل گیری فرهنگ سازمانی
آنچه در شکلگیری ارتباطات سازمانی به شکل ایدئال و مطلوب برای مدیران اهمیت دارد، ایجاد ارتباطات موثر است. یعنی سلسله ارتباطاتی که در قالب آن، دو طرف فرایند رابطه، از ایجاد آن رضایت داشته باشند و نتیجه مثبتی عایدشان شود. به این ترتیب، ارتباط موثر در عرصه مدیریت رفتار سازمانی در راستای تقویت هر چه بهتر ارتباطات و فرهنگ سازی جایگاه ویژهای دارد. در این بین، وقتی صحبت از فرهنگ به میان میآید، مسئله بیش از پیش اهمیت مییابد. زیرا شکل گرفتن فرهنگ به تبع ارتباطات و هرآن چیزی که در دل یک سازمان جاری است، موجب پایداری هرچه بیشتر آن مجموعه میشود. اساسا در مفهوم فرهنگسازی آنچه اهمیت دارد این است که عناصر فرهنگی پس از تثبیت، ماندگاری بیشتری دارند. از این رو، تثبیت یک مفهوم در دل فرهنگ یک سازمان، بسیار مهم است. در این مقاله، ضمن بررسی این موضوع، به جایگاه ارتباطات موثر در شکل گیری فرهنگ سازمانی پرداختهایم.
آشنایی با مفاهیم اولیه درباره ارتباطات موثر و فرهنگ سازمانی
پیش از آنکه به بررسی جایگاه ارتباطات موثر برای ایجاد فرهنگ سازمانی بپردازیم، بهتر است با چند مفهوم اساسی آشنا شویم:
- مقصود از ارتباطات موثر چیست؟
- فرهنگ سازمانی چیست و چطور شکل میگیرد؟
- در حاشیه این مباحث، چه عناوین دیگری مطرح میشوند؟
در ادامه به هر یک از این سوالات پاسخ خواهیم داد.
مقصود از ارتباطات مؤثر چیست؟
چنانکه ذکر شد، منظور از ارتباطات مؤثر، ارتباطی است که طرفین رابطه (یعنی فرستنده و گیرنده) از برقراری آن خرسند باشند و به موجب آن، نتایج مثبتی برای ایشان به بار بیاید. اساسا افرادی که مطالب مربوط به ارتباطات را دنبال میکنند، حتما میدانند که در یک ارتباط چه عناصری دخیل هستند. مهمترین عناصر ارتباطات (اعم از سازمانی، میانفردی و…) عبارتاند از:
فرستنده و گیرنده/ رمزگذاری و رمزگشایی/ بستر ارسال/ موانع و نویزها/ بازخورد و….
با این اوصاف، بدیهی است که نمیتوان انتظار داشت که اقدام برای برقراری هر ارتباطی مفید و موثر باشد؛ چه بسیار ارتباطاتی که به واسطه عدم مهارت فرستنده و گیرنده یا به دلیل وجود موانع، به نتیجه نمیرسند! ولی قطعا هدف از برقراری ارتباط باید گرفتن نتیجه باشد؛ نتیجهای که در صورت رضایت طرفین میتواند تداوم داشته باشد و ثمرات بیشتری را به همراه بیاورد. دقیقا اینجاست که مقصود از ارتباط موثر، بهعنوان ارتباطی که نتیجه مثبت و مثمر ثمر دارد، روشن میشود.
فرهنگ سازمانی چیست و چطور شکل میگیرد؟
همان طور که ارتباطات اجتماعی در دل یک جامعه، به مرور هنجارهایی را به وجود میآورند که از آن با عنوان فرهنگ یاد میشود؛ در دل یک سازمان نیز به واسطه ارتباطات چنین اتفاقی رخ میدهد. البته از آنجا که یک سازمان ابعاد و گستره بسیار کوچکتری دارد و سبک مدیریت آن فرق میکند نکتة دیگری نیز وجود دارد. آن نکته این است که مدیران سازمان از همان ابتدا میتوانند استراتژیهای خود را به عنوان فرهنگ سازمانی قرار دهند.
در دل این استراتژی و سیاستگذاریها، مدیریت ارتباطات سازمانی به روابط موجود شکل میدهد. این امر با اصلاح ساختار روابط، طبق خاص مدیران و البته با توجهبه وضعیت موجود، ارتباطات سازمانی و بهتبع آن، فرهنگ سازمانی را خلق میکند. اینجاست که مدیران یک سازمان با ارائه استراتژی و سیاستگذاریهای خود، سازمان را به سمتی که باید هدایت میکنند. با این اوصاف بدیهی است که تقویت روابط درونسازمانی برای تبدیل کردن آنها به ارتباطات موثر، چه نقش تأثیرگذاری خواهد داشت.
در حاشیه این مباحث، چه عناوین دیگری مطرح میشوند؟
مهمترین مسئلهای که در حاشیه مباحث فوق به عنوان یک الگو مطرح میشود، مقوله ارتباطات اجتماعی و رابطه آن با فرهنگ است. ضمن اینکه مسئله ارتباطات سازمانی هم موضوعیت پیدا میکند.
چنانکه ذکر شد، ارتباطات اجتماعی و تأثیر آن بر فرهنگ، نمادی است برای ارتباطات سازمانی و شکلگیری فرهنگ سازمانی. در زمینه ارتباطات سازمانی و تأثیر آن بر فرهنگ سازمانی مسائل مشابهی ملاک قرار میگیرند. مانند: تأثیر پذیرفتن اعضای سازمان از عناصر و آموزههای جدید در دل ارتباطات موثر/ تأثیر پذیرفتن فرهنگ سازمانی از عملکرد هر یک از اعضا به واسطه روابط متقابل/ تأثیر پذیرفتن اعضا از سیاستها و استراتژیهای کلی مدیران و…
اما در مقوله ارتباطات سازمانی، ابتدا باید به طور دقیق به این سوال پاسخ داد که: «مقصود از ارتباطات سازمانی چیست؟»
این اصطلاح ناظر بر کلیه روابطی است که بین تمام اعضای سازمان، ضمن ارتباطات کاری جاری، انتقال اطلاعات و دادهها و… ایجاد میشود. این ارتباطات حتی شامل روابط برونسازمانی اعضای گروه نیز میشود.
آنچه از این تعریف برمیآید این است که بازه معنایی مفاهیم فوق چقدر گسترده است. اینجاست که مقوله هدایت و کوچینگ مدیران برای پیش بردن اهداف با توجه به مفاهیم متنوع و مختلف، ضرورت بیشتری پیدا میکند.
مهمترین اقدامات در راستای گرفتن نتایج مثبت از ارتباطات سازمانی و خلق فرهنگ سازمانی
با توجه به همه نکاتی که در این مقاله ذکر شد، حال این سوال ایجاد میشود. مدیران چگونه میتوانند ضمن ایجاد ارتباطات موثر درونسازمانی، برای مجموعه خود فرهنگ سازی کنند. در ادامه به مهمترین عوامل موثر در تحقق این امر اشاره خواهیم کرد:
- برنامهریزی و تعریف اصول و اهداف برای اعضای سازمان.
- انتخاب کارکنان متناسب با برنامه و نظارت بر عملکرد آنها.
- ایجاد تعامل بین افراد و شکل دادن شبکهای از ارتباطات (با استفاده از بسترهای مدرن شبکههای اجتماعی) جهت به اشتراک گذاشتنِ عناصر فرهنگی مورد نظر.
- کوچینگ سازمانی: مسئله قابل توجه دیگر این است که جلسات کوچینگ فقط مخصوص مدیران نیست. بلکه مدیران میتوانند برای پرسنل و کارکنان خود به طور مستمر با برگزاری جلسات کوچنیگ، خط مشی خود را شرح دهند.
ضرورت دانشافزایی و مطالعه تکمیلی برای تقویت فرهنگ سازمانی
بدیهی است که مدیران و صاحبان کسب و کارها برای تحقق اهدافشان باید در زمینههایی از قبیل: علوم ارتباطات، ارتباطات میان فردی، توسعه فردی و… هر چه بیشتر مطالعه کنند. در این میان، ارتباطات موثر هم یکی از عناصر کلیدی جهت پیشرفت سازمانها و کسب و کارهاست. اما برای نیل به این اهداف افراد میتوانند با مطالعات تخصصی و با شرکت در جلسات مشاوره کوچینگ به بهترین شکل اقدام کنند. در این راستا به علاقهمندان توصیه میکنیم کتاب «ارتباط سازمانی» نوشته خانم دکتر پرستو اسلامی (Parastoo Eslami) متخصص ارتباطات و عضو هیئت علمی دانشگاه آزاد اسلامی اراک را مطالعه کنند.
حرف آخر: آشنایی با روشهای پیادهسازی ارتباطات موثر جهت شکلگیری فرهنگ سازمانی
آنچه در این مقاله ذکر شد، میتواند برای درک مفهوم ارتباطات موثر در راستای خلق فرهنگ سازمانی مفید باشد. به تبع این، افراد باید با مطالعات تخصصی در این حوزه، برای تقویت دانش خود اقدام کنند. در این راستا، شرکت در جلسات کوچینگ میتواند بسیار مفید باشد. امروزه بسیاری از افراد برای افزایش دانش کاربردی خویش جهت توسعه فردی و تقویت ارتباطات میان فردی، از نظر تخصصی اساتید خبره کوچینگ استفاده میکنند. در این زمینه، خانم دکتر پرستو اسلامی (Parastoo Eslami) متخصص ارتباطات و عضو هیئت علمی دانشگاه، در قالب جلسات کوچینگ، یاریگرِ مدیران و صاحبان حرف و مشاغل خواهند بود.
دیدگاهتان را بنویسید