مقصود از ارتباطات موثر سازمانی چیست؟
اگر از خوانندگان مقالات وبسایت خانم دکتر پرستو اسلامی، متخصص ارتباطات و عضو هیئت علمی دانشگاه باشید، شاید پیش‌تر درباره ارتباطات موثر شنیده باشید. این مقوله، همان‌طور که در بستر ارتباطات و روابط بین فردی می‌تواند مفید واقع شود، در زمینه روابط سازمانی نیز تأثیرگذار است. حال می‌خواهیم بدانیم استفاده از شاخص‌های تقویت ارتباطات موثر، در سطح سازمانی چه فوایدی در بر خواهد داشت. به عبارت دیگر، در این مقاله قصد داریم تا به بررسی موضوع ارتباطات موثر سازمانی بپردازیم و معنای این مفهوم را به شما ارائه دهیم.
پیش‌درآمدی بر موضوع مقاله: مقصود از ارتباطات مؤثر چیست؟
در اصطلاحات علوم ارتباطات، مقصود از ارتباطات موثر، ارتباطی است که دو طرف یک رابطه (یعنی فرستنده پیام و گیرنده آن) از برقراری ارتباط مذکور رضایت داشته باشند و به موجب آن، نتایج خوب مثبتی برای آن‌ها رقم بخورد. دنبال کنندگانِ مطالب مربوط به ارتباطات، حتما می‌دانند که عناصر تأثیرگذار در یک ارتباط، چه مواردی هستند. در این میان می‌توان به مواردی از قبیل: «فرستنده و گیرنده»، «رمزگذاری و رمزگشایی» «بستر ایجاد رابط» و… اشاره کرد.
حال از همین فاکتورها می‌توان جهت روابط سازمانی استفاده کرد. اینجاست که مقوله ارتباطات موثر سازمانی موضوعیت پیدا می‌کند. پرداختن به این موضوع، ضمن بررسی شاخص‌های آن، منجر به شکل گرفتن مفاهیمی از قبیل فرهنگ سازمانی نیز می‌شود. بدین ترتیب، همان طور که در دل ارتباطات فردی، یک سری شاخص‌ها باعث ایجاد ارتباطات موثر می‌شود؛ یک سری شاخص‌ها در عرصه روابط سازمانی نیز ارتباطات موثر سازمانی را رقم می‌زنند؛ امری که می‌تواند زمینه‌ساز شکل‌گیری فرهنگ سازمانی باشد.
با این اوصاف (و با توجه به جایگاه ویژه و بسیار مهم مفاهیم مربوط به ارتباطات موثر در شکل‌گیری فرهنگ و هویت سازمانی) در این مقاله به طور خاص به موضوع ارتباطات موثر سازمانی پرداخته‌ایم. زیرا ارتباطات موثر، قلب تپنده هر سازمان است. این ارتباطات، پل ارتباطی بین مدیران، کارمندان و سایر ذینفعان سازمان بوده و نقش مهمی در موفقیت یا شکست ایشان ایفا می‌کند.
ارتباطات موثر سازمانی چیست؟
ارتباطات موثر سازمانی به معنای انتقال دقیق، روشن و به موقع اطلاعات و پیام‌ها بین افراد مختلف در سازمان است. این ارتباطات باید به‌گونه‌ای باشد که همه افراد در سازمان درک مشترکی از اهداف، وظایف و انتظارات داشته باشند و بتوانند به‌طور مؤثر با یکدیگر همکاری کنند.
چرا ارتباطات موثر سازمانی مهم است؟
- افزایش بهره‌وری: ارتباطات موثر باعث می‌شود که کارمندان به طور دقیق از وظایف خود آگاه باشند و بتوانند با هماهنگی بیشتری کار کنند.
- بهبود تصمیم‌گیری: ارتباطات باز و شفاف، باعث می‌شود تا اطلاعات به صورت کامل و دقیق در سازمان جریان یابد و در نتیجه تصمیم‌گیری‌های بهتری گرفته شود.
- افزایش رضایت شغلی: ارتباطات موثر باعث می‌شود که کارمندان احساس کنند که به آن‌ها اهمیت داده می‌شود؛ این امر باعث افزایش رضایت شغلی و کاهش گردش کارکنان می‌شود.
- تقویت فرهنگ سازمانی: ارتباطات موثر، به ایجاد یک فرهنگ سازمانی قوی و مثبت کمک می‌کند.
- بهبود روابط بین‌فردی: ارتباطات موثر، روابط بین افراد در سازمان را بهبود بخشیده و به ایجاد یک محیط کار صمیمی‌تر کمک می‌کند.
انواع ارتباطات سازمانی
ارتباطات سازمانی به دو دسته کلی تقسیم می‌شود:
- ارتباطات رسمی: این نوع ارتباطات از طریق کانال‌های رسمی سازمان مانند نامه، ایمیل، جلسات و گزارش‌ها انجام می‌شود.
- ارتباطات غیررسمی: این نوع ارتباطات از طریق مکالمات رو در رو، تلفن، پیامک و شبکه‌های اجتماعی انجام می‌شود.
مهارت‌های ارتباط موثر در سازمان
- گوش دادن فعال: گوش دادن فعال به معنای توجه کامل به صحبت‌های طرف مقابل و درک کامل پیام او است.
- بیان شفاف و روشن: پیام‌ها باید به صورت واضح و روشن بیان شوند تا از سوء تفاهم جلوگیری شود.
- انتخاب کانال مناسب: انتخاب کانال مناسب برای انتقال پیام، بسته به نوع پیام و مخاطب، بسیار مهم است.
- بازخورد دادن: دادن بازخورد به موقع و سازنده، به بهبود ارتباطات کمک می‌کند.
- حل تعارض: مدیریت و حل تعارضات به صورت سازنده، از اهمیت بالایی برخوردار است.
موانع ارتباط موثر در سازمان
- عدم شفافیت: عدم شفافیت در ارتباطات می‌تواند باعث ایجاد سوء تفاهم و کاهش اعتماد شود.
- زبان بدن نامناسب: زبان بدن می‌تواند پیام‌های متناقضی را ارسال کند و باعث سوء تفاهم شود.
- بارگذاری عاطفی: اجازه دادن به احساسات منفی مانند عصبانیت یا ترس، می‌تواند بر کیفیت ارتباطات تأثیر بگذارد.
- عدم گوش دادن فعال: عدم توجه به صحبت‌های طرف مقابل، یکی از مهم‌ترین موانع ارتباط موثر است.
راهکارهای بهبود ارتباطات موثر در سازمان
- ایجاد کانال‌های ارتباطی باز: ایجاد کانال‌های ارتباطی باز و دو طرفه بین مدیران و کارمندان.
- برگزاری جلسات منظم: برگزاری جلسات منظم برای تبادل اطلاعات و بررسی مشکلات.
- تشویق به مشارکت: تشویق کارمندان به بیان نظرات و ایده‌های خود.
- آموزش مهارت‌های ارتباطی: برگزاری دوره‌های آموزشی برای بهبود مهارت‌های ارتباطی کارمندان.
- استفاده از فناوری‌های ارتباطی: استفاده از ابزارهای ارتباطی مدرن مانند ایمیل، ویدئو کنفرانس و شبکه‌های اجتماعی برای بهبود ارتباطات.
از ارتباطات موثر سازمانی چه نتایجی حاصل می‌آید؟
با توجه به همه نکاتی که در این مقاله ذکر شد، حال این سوال ایجاد می‌شود. مدیران چگونه می‌توانند ضمن ایجاد ارتباطات موثر درون‌سازمانی، از نتایج مثبت اقدامات خود در این راستا بهره‌مند شوند. در ادامه، به ثمرات شکل گرفتن ارتباطات سازمانی و به بار نشستن نتایج آن صبحت می‌کنیم. این موارد از مهم‌ترین نتایج این امر می‌باشند:
- انتقال مفاهیم و ارزش‌های سازمانی بین همه اعضا، به واسطه ارتباطات موثر درون سازمانی.
- شکل گرفتن روابط پیوسته و کامل درون سازمانی که حتی به نحوی زمینه‌ساز بافت یکدست تر پرسنل در آینده می‌شود.
- به وجود آمدن تعامل بیشتر بین افراد و شکل دادن شبکه‌ای از ارتباطات جهت به اشتراک گذاشتنِ پیام‌ها و مفاهیم مورد نظر. در این میان نباید از جایگاه شبکه‌های اجتماعی و امکانات و آپشن‌هایی که از طریق بسترهای آنلاین فراهم می‌شوند غافل بود.
مطالعه و افزایش دانش و مهارت‌های کاربردی در زمینه ارتباطات
شاید افرادی که مطالعات مربوط به توسعه فردی و توسعه سازمانی را برای پیشرفت شخصی و تقویت کسب‌وکار خویش انجام می‌دهند، رویکرد پژوهشگرانه نداشته باشند. یعنی برای مثال، شاید لزوما نخواهند با تکیه بر مهم‌ترین اصول روش تحقیق در علوم ارتباطات، مطالعات هدفمند خود را دنبال کنند. اما بد نیست که در زمینه‌های مهم به مطالعه بپردازند و درباره مهم‌ترین مفاهیم و اصطلاحات، اطلاعاتی داشته باشند.
در این راستا، به علاقه‌مندان توصیه می‌کنیم کتاب «ارتباط سازمانی»، نوشته خانم دکتر پرستو اسلامی (Parastoo Eslami) متخصص ارتباطات و عضو هیئت علمی دانشگاه آزاد اسلامی اراک را مطالعه کنند. علاقه‌مندان می‌توانند سایر تألیفات ایشان را نیز مطالعه کنند. از بین کتاب‌هایی که دکتر پرستو اسلامی تألیف نموده‌اند، می‌توان به این عناوین اشاره کرد:
«ارتباط انسانی»، «ارتباط سازمانی»، «فرهنگ سازمانی»، «فرهنگ و رسانه»، «فرهنگ واژگان تخصصی علوم ارتباطات»، «سازمان و فناوری اطلاعات و ارتباطات» و… برای آشنایی بیشتر با کتاب‌های ایشان، پیشنهاد می‌کنیم بخش تألیفات دکتر پرستو اسلامی را در همین وبسایت مشاهده کنید.
حرف آخر: افزایش دانش و مهارت علاقه‌مندان با استفاده از جلسات کوچینگ
امروزه بسیاری از افراد برای افزایش دانش کاربردی خویش جهت توسعه فردی و تقویت ارتباطات میان فردی، از نظرات تخصصی اساتید خبره کوچینگ استفاده می‌کنند. در این راستا خانم دکتر پرستو اسلامی (Parastoo Eslami) متخصص ارتباطات و عضو هیئت علمی دانشگاه، در قالب جلسات کوچینگ، یاریگرِ مدیران و صاحبان حرف و مشاغل خواهند بود.
دیدگاهتان را بنویسید