مهم‌ترین نکات درباره نحوه برقراری ارتباط موثر + جایگاه ارتباط موثر در علوم ارتباطات
امروزه یکی از مهم‌ترین مقوله‌هایی که افراد در راستای پیشرفت فردی یا موفقیت کاری دنبال می‌کنند، استفاده از آموزه‌های علوم ارتباطات است. ازطریق این آموزه‌ها، افراد مهارت‌هایی را به‌دست می‌آورند که به کمک آن‌ها، میتوانند به‌واسطه توسعه فردی و مهارت‌افزایی، هرچه بهتر در مسیر خود گام بردارند. در این میان، مهارت ارتباط موثر، یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که مطرح می‌شود. حال در این مقاله به بررسی نحوه برقراری ارتباط موثر پرداخته‌ایم. علاوه بر خواندن این مقاله، به علاقه‌مندانی که رویکرد حرفه‌ای‌تری دارند، توصیه می‌شود مطالعات در حوزه علوم ارتباطات را نادیده نگیرند. در این راستا می‌توانید ضمن مطالعه مقالات دکتر پرستو اسلامی، استادیار دانشگاه آزاد اسلامی واحد اراک، در این زمینه اطلاعات بیشتری کسب کنید. برای افزایش دانش و کسب اطلاعات کاربردی بیشتر نیز می‌توانید برخی از تالیفات دکتر پرستو اسلامی را بخوانید؛ کتاب‌هایی از قبیل: فرهنگ واژگان تخصصی علوم ارتباطات/ ارتباط انسانی/ ارتباط سازمانی/ فرهنگ سازمانی.
مهم‌ترین نکات درباره نحوه برقراری ارتباط موثر
ارتباط، شریان حیاتی زندگی فردی، اجتماعی و سازمانی ماست. از ساده‌ترین مکالمات روزمره گرفته تا پیچیده‌ترین مذاکرات تجاری، کیفیت زندگی و موفقیت ما تا حد زیادی به توانایی‌مان در برقراری ارتباط موثر بستگی دارد. ارتباط موثر تنها به معنای حرف زدن یا گوش دادن نیست؛ بلکه فرایندی پیچیده است که در آن پیام به درستی منتقل، دریافت و درک می‌شود. این مهارت در دنیای امروز، که با سرعت اطلاعات و شبکه‌های اجتماعی گره خورده، بیش از پیش اهمیت یافته است.
مهارت‌هایی که برای برقراری ارتباط موثر باید تقویت شوند
برقراری ارتباط موثر هنری است که می‌توان آن را آموخت و با تمرین تقویت کرد. در اینجا به مهم‌ترین نکات برای رسیدن به این هدف اشاره می‌کنیم:
۱. گوش دادن فعال (Active Listening):
شاید مهم‌ترین عنصر ارتباط موثر، توانایی گوش دادن فعال باشد. این یعنی صرفاً منتظر نوبت حرف زدن خود نباشید؛ بلکه با تمام وجود به آنچه دیگری می‌گوید، توجه کنید. این شامل:
- توجه کامل: قطع نکردن صحبت طرف مقابل و پرهیز از حواس‌پرتی.
- همدلی: تلاش برای درک احساسات و دیدگاه‌های طرف مقابل.
- بازخورد غیرکلامی: تکان دادن سر، تماس چشمی مناسب و لبخند زدن برای نشان دادن توجه.
- خلاصه‌سازی و پرسش: گاهی خلاصه‌ای از آنچه فهمیده‌اید را تکرار کنید یا سوالات شفاف‌کننده بپرسید تا مطمئن شوید پیام را درست دریافت کرده‌اید.
۲. شفافیت و وضوح پیام (Clarity and Conciseness):
پیام شما باید شفاف، واضح و بدون ابهام باشد. از پیچیده‌گویی، کلمات تخصصی غیرضروری و جملات طولانی پرهیز کنید. قبل از صحبت، در مورد اینکه چه می‌خواهید بگویید، فکر کنید و پیام خود را به شکل ساده و قابل فهم بیان کنید. مختصر و مفید بودن، به خصوص در ارتباطات نوشتاری، اهمیت زیادی دارد.
۳. توجه به زبان بدن و ارتباط غیرکلامی (Non-Verbal Communication):
بخش عمده‌ای از پیام ما (گاهی تا ۷۰-۹۰ درصد) از طریق زبان بدن، لحن صدا، تماس چشمی و حالت چهره منتقل می‌شود. این نکات ظریف میتوانند معنای کلمات شما را تقویت یا تضعیف کنند:
- لحن صدا: متناسب با پیام و وضعیت، لحن شما باید آرام، محکم، یا مهربان باشد.
- تماس چشمی: حفظ تماس چشمی مناسب، نشانه صداقت و اعتماد به نفس است.
- حالت چهره: میمیک صورت شما باید با پیامی که می‌دهید همخوانی داشته باشد.
- ژست‌ها و حرکات: از ژست‌های باز و دعوت‌کننده استفاده کنید و از حرکات بسته و تدافعی پرهیز کنید.
۴. همدلی و احترام (Empathy and Respect):
تلاش برای درک دیدگاه و احساسات طرف مقابل (همدلی)، سنگ‌بنای یک ارتباط موثر است. حتی اگر با نظر کسی مخالف هستید، به دیدگاه او احترام بگذارید. از قضاوت زودهنگام خودداری کنید و به افراد فرصت دهید تا خودشان را ابراز کنند. احترام متقابل، فضای امنی برای گفتگو ایجاد می‌کند.
۵. بازخورد سازنده (Constructive Feedback):
ارائه و دریافت بازخورد سازنده برای بهبود ارتباط و روابط ضروری است. بازخورد باید دارای ویژگی‌های ذیل باشد:
- مشخص و مرتبط: به جای کلی‌گویی، به رفتارهای خاص اشاره کنید.
- به موقع: در زمان مناسب ارائه شود.
- متمرکز بر رفتار، نه شخصیت: به جای «تو همیشه بی‌دقت هستی»، بگویید: «در این پروژه، در فلان قسمت، کمی بی‌دقتی به چشم می‌خورد.»
- به شکل مثبت و با هدف کمک: هدف از بازخورد، کمک به رشد و بهبود باشد، نه تخریب.
۶. انتخاب کانال ارتباطی مناسب (Appropriate Channel):
برای هر پیامی، باید کانال ارتباطی مناسبی را انتخاب کنید. مثلاً:
- برای مسائل حساس یا پیچیده، گفتگوی حضوری بهترین گزینه است.
- برای اطلاع‌رسانی سریع و مختصر، پیام متنی یا ایمیل مناسب است.
- برای مسائل فوری که نیاز به توضیح دارند، تماس تلفنی بهترین گزینه است.
- برای اسناد و مدارک رسمی، از ایمیل یا مکاتبات کتبی استفاده کنید. انتخاب اشتباه کانال می‌تواند به سوءتفاهم منجر شود.
جایگاه ارتباط موثر در علوم ارتباطات
در علوم ارتباطات، ارتباط موثر یک مفهوم بنیادین و محور اصلی مطالعات است. این شاخه از علوم اجتماعی، به بررسی چگونگی تولید، انتقال، دریافت و تفسیر پیام‌ها در بسترهای مختلف می‌پردازد. جایگاه ارتباط موثر در علوم ارتباطات را می‌توان از چند جنبه کلیدی بررسی کرد:
۱. هدف اصلی فرایند ارتباطی:
علوم ارتباطات فرایند ارتباط را شامل فرستنده، پیام، کانال، گیرنده و بازخورد می‌داند. هدف نهایی تمامی این مراحل، رسیدن به درک مشترک و معناسازی مؤثر است. بنابراین، ارتباط موثر در واقع موفقیت‌آمیز بودن این فرایند را نشان می‌دهد؛ یعنی پیامی که فرستنده قصد ارسال آن را داشته، با کمترین تحریف و بیشترین تطابق توسط گیرنده درک شده است. مدل‌های ارتباطی (مانند مدل شانون-ویور، مدل ترنزاکشنال) همگی به دنبال توضیح این هستند که چگونه می‌توان موانع ارتباطی را کاهش داد و به ارتباط مؤثرتری دست یافت.
۲. کاهش سوءتفاهم‌ها و حل تعارضات:
بخش عمده‌ای از تحقیقات در علوم ارتباطات به موانع ارتباطی (Communication Barriers) می‌پردازد؛ عواملی مانند نویز، فیلترهای ذهنی، تفاوت‌های فرهنگی، و عدم مهارت در گوش دادن. ارتباط موثر به عنوان راه حلی برای غلبه بر این موانع شناخته می‌شود. با افزایش مهارت‌های ارتباطی، می‌توان سوءتفاهم‌ها را به حداقل رساند، تعارضات را بهتر مدیریت کرد و روابط را بهبود بخشید. این موضوع در شاخه‌هایی مانند ارتباطات میان‌فردی، ارتباطات سازمانی و ارتباطات بین فرهنگی بسیار پررنگ است.
۳. کاربرد در حوزه‌های تخصصی:
مفهوم ارتباط موثر در تمامی زیرشاخه‌های علوم ارتباطات کاربرد حیاتی دارد:
- روابط عمومی و بازاریابی: برای جذب مخاطب، ایجاد تصویر مثبت و تأثیرگذاری بر افکار عمومی، ارتباط موثر ضروری است.
- روزنامه‌نگاری و رسانه: انتقال شفاف و دقیق اطلاعات به مخاطب، از ارکان اصلی است.
- ارتباطات سازمانی: برای افزایش بهره‌وری، بهبود روحیه کارکنان و مدیریت بحران، ارتباط موثر درون‌سازمانی و برون‌سازمانی حیاتی است.
- ارتباطات سلامت: برای انتقال صحیح اطلاعات پزشکی به بیماران و ایجاد اعتماد.
- حل منازعه و مذاکره: مهارت‌های ارتباطی موثر، سنگ‌بنای دستیابی به توافق و حل و فصل اختلافات است.
به طور کلی، ارتباط موثر نه تنها یک مهارت فردی حیاتی است؛ بلکه یک مفهوم مرکزی و ابزار اصلی در علوم ارتباطات است که به درک و بهبود تمامی جنبه‌های تعاملات انسانی کمک می‌کند. درک جایگاه آن به ما امکان می‌دهد تا به اهمیت آن در ساختن جوامعی سالم‌تر و کارآمدتر پی ببریم.
کارگاه عملی زندگی؛ آنچه آموخته‌اید را به کار ببرید!
با توجه به آنچه ذکر شد و با استفاده از مهارت‌های مذکور، افراد میتوانند در راستای برآوردن اهداف شخصی و حرفه‌ای‌شان بکوشند. اما نکته قابل توجه این است که مهم‌تر از آموختن این این مهارت‌ها به صورت نظری و تئوریک، باید در عمل و در طول زندگی، آن‌ها را به کار بست. برای مثال، آنچه درباه کانال‌های ارتباطی مناسب برای هر پیام مطرح شد را، از همین امروز، عملا به کار ببندید. گذار از تئوری و دانسته‌های نظری به عرصه عمل، ارزشمندترین گام برای برآوردن آمال شماست. پس هرآنچه در این مقاله ذکر شد را در عمل، بیازمایید.
حرف آخر: مهارت‌افزایی برای برقراری ارتباط موثر جهت پیشرفت و توسعه فردی
امروزه بسیاری از افراد برای کسب موفقیت در زندگی شخصی و کاری، از آموزه‌های علوم ارتباطات استفاده می‌کنند. بدیهی است که این آموزه‌ها بر مهارت‌های ارتباطی تکیه دارند. یکی از مهم‌ترین مفاهیمی که برای تقویت مهارت های ارتباطی به آن پرداخته می‌شود، ارتباط موثر است. قاعدتا آموختن مهارت‌های برقراری ارتباط موثر، مستلزم مطالعه و دوره دیدن است.
درحال‌حاضر، بسیاری از افراد برای افزایش دانش کاربردی خویش در این زمینه‌ها و تقویت ارتباطات میان فردی، از نظر تخصصی اساتید خبره کوچینگ استفاده می‌کنند. در این راستا خانم دکتر پرستو اسلامی (Parastoo Eslami) متخصص ارتباطات و عضو هیئت علمی دانشگاه با ۲۲ سال سابقه تدریس، در قالب جلسات کوچینگ، یاریگرِ مدیران و صاحبان حرف و مشاغل خواهند بود. علاوه بر این، علاقه‌مندان میتوانند در بخش مقالات، موضوعات مرتبط با این مقاله، از قبیل: مسئولیت‌پذیری در ارتباطات، آشنایی با مفاهیم کوچینگ، کوچینگ رشد فردی و… را مطالعه کنند. البته چنانکه ذکر شد، مهم‌تر از مطالعه مبانی و مطالب نظری (Theory) استفاده از آن‌ها در زندگی روزمره است.
دیدگاهتان را بنویسید